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Estudo de caso

O melhor que há em parcerias

 

Segmento: Produtos alimentícios

Serviço: Coordenar transporte aéreo, ferroviário e automotivo de 4.600 pessoas para uma conferência anual

Local: Orlando

Objetivo

A CWT Meetings & Events colaborou com uma famosa empresa de produtos alimentícios, oferecendo um serviço completo de transporte para sua conferência anual, realizada em Orlando. O evento era destinado a todos os donos de franquias e funcionários de empresas afiliadas.

As exigências:

  • Uma agência de eventos full-service, que tivesse os recursos necessários para proporcionar uma experiência bem organizada aos participantes
  • Flexibilidade para atender aos requisitos individuais dos participantes, incluindo estadias prolongadas ou atividades adicionais
  • Orçamentos que respeitassem o programa global
  • Uma cultura aberta e focada no atendimento ao cliente

Desafio

O cliente tinha um vínculo forte com uma empresa aérea preferencial, que oferece recursos especiais àqueles que fazem suas reservas diretamente com eles. Por esse motivo, foi necessário criar um processo no qual eles seriam o nosso primeiro ponto de contato, em vez de usar a nossa lista de fornecedores preferenciais.

Além disso, precisávamos assegurar que nossos serviços de viagem fossem compatíveis com o provedor de logística de outras agências.

Solução

Ao usar nossos conhecimentos e processos e delegar funções a uma equipe especializada, foi possível reduzir os tempos de resposta de forma significativa. Além disso, a adoção de uma abordagem confiante e colaborativa em cada reserva garantiu que os participantes tivessem uma viagem positiva tanto para ir como para voltar do evento, incluindo uma gestão excepcional no local e no fretamento nos aeroportos. Conseguimos criar um programa de sucesso pois:

  • Oferecemos uma equipe dedicada para o evento
  • Garantimos que o design do nosso programa respeitasse a contenção orçamental:
    • Usamos o conhecimento da equipe de reservas, efetuando reservas para viajantes individuais e bloqueios nas cidades com um grande número de participantes
    • Gerenciamos o fretamento de sete aeronaves da empresa aérea preferencial do cliente
    • Usamos a empresa aérea preferencial sempre que possível para cumprir os requisitos de viagem do cliente, o que resultou em redução de custos
  • Alinhamos a nossa tecnologia com a empresa de logística do cliente, garantindo a compatibilidade de nossos serviços e reduzindo eventuais complexidades

Quick facts

  • Orçamento: US$ 3 milhões
  • 4.600 participantes
  • Transporte aéreo, ferroviário e automotivo em diversos locais

 


“A equipe da CWT cuidou de cada viajante e de cada situação com o máximo profissionalismo. Foi um prazer trabalhar com a CWT. Nossos participantes ficaram muito satisfeitos.” – Cliente

Uma nova e ilimitada era no universo dos eventos

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